As mudanças feitas pelo eSocial são significativas e já estão sendo aplicadas em algumas empresas brasileiras. No entanto, ainda existem dúvidas sobre isso, especialmente no que diz respeito à contabilidade da folha de pagamento.
O processamento da folha de pagamento no eSocial é a última tarefa do departamento de RH para gerenciar o sistema. Por meio dessa rotina administrativa, são criadas as folhas de pagamento dos funcionários e, ao preenchê-las, você pode facilmente se adaptar às novas exigências do setor.
A introdução da folha de pagamento no eSocial representa uma mudança significativa na gestão da folha de pagamento e visa simplificar processos que antes eram muito burocráticos.
Agora, com o eSocial, o cálculo da folha de pagamento ficou ainda mais simples. É possível coletar todos os dados e calcular a remuneração dos funcionários da empresa usando um único sistema.
Por outro lado, esse novo sistema ainda gera muitas dúvidas, tanto entre empregadores quanto entre funcionários de RH. Portanto, é preciso cumprir os prazos e garantir a veracidade das informações.
Quais são as mudanças da folha de pagamento com o eSocial?
O programa do governo federal visa digitalizar o envio de informações e centralizar dados profissionais, fiscais e sociais. A contabilidade salarial, em particular, é faturada através do software de gestão utilizado, fazendo com que a contabilização manual já não seja necessária.
Os processos de RH geralmente são facilitados pela automação e pela transferência de informações corretas sobre valores descontados e devidos. Além disso, as informações obrigatórias da folha de pagamento são verificadas facilmente. Entre eles:
- Salário;
- Bônus;
- Hora extra;
- Vale-transporte, refeição e alimentação;
- Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) etc.
Nesse contexto, as principais alterações são referentes aos seguintes aspectos:
Unificação dos dados
A mesma plataforma de envio de dados trabalhistas, sociais e tributários deve ser utilizada por todas as empresas brasileiras de acordo com o plano de implantação. Os registros são os mesmos do processo tradicional e incluem contratações, demissões, compensações, pagamentos, férias etc. Isso significa que a única diferença é que as informações são agrupadas em um único canal.
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Simplificação das informações
Os dados deixam de ser enviados em diferentes formulários, que, muitas vezes, resultavam na repetição de informações. Agora, todos são encaminhados de uma só vez. Essa medida evita a sonegação fiscal e aumenta o cumprimento de leis e obrigações trabalhistas.
Redução da burocracia
As informações enviadas são simplificadas, porque tudo é feito digitalmente. Assim, no caso de todos os dados informados estiverem corretos, o encaminhamento é simples e rápido.
Pagamento integral do 13º salário
O novo programa afetou o pagamento integral do 13º salário. A título indicativo, o repasse do valor total em novembro refere-se apenas à parcela que corresponde à dívida líquida, ou seja, o valor após a dedução da contribuição previdenciária e retenção do Imposto de Renda.
No relatório de dezembro, o valor do adiantamento é descontado e o valor líquido é definido como zero. No entanto, não se esqueça de indicar o pagamento anterior na rubrica referente ao adiantamento.
Em suma, a principal mudança é a capacidade de cruzar dados e validar de forma mais eficiente. Também resulta em uma atualização mais rápida das mudanças na folha de pagamento da empresa, por exemplo, em conexão com a contratação de um funcionário.
Como se adequar às mudanças?
O ideal é contar com um software de gestão de RH que reúna os dados para o eSocial e processe as rotinas de Departamento Pessoal. Com tarefas automatizadas, há mais chances de reduzir os compromissos de trabalho, economizar tempo da equipe administrativa e engajar os funcionários.
Algumas dicas para se adequar ao eSocial são:
- Rever os processos do escritório e analisar com criticidade se eles fazem realmente sentido para o novo momento;
- Fazer um checklist de todas as informações que os clientes precisam enviar dos colaboradores e cobrar o envio;
- Criar mecanismos para não esquecer do envio das informações. A agenda do Google pode ser uma alternativa;
- Adotar um sistema de gestão que faça integração com o eSocial;
- Analisar junto aos clientes se eles estão cumprindo todas as obrigações trabalhistas exigidas pelo eSocial.
Resumindo, é uma forma de profissionalizar o RH e deixar de se preocupar com as exigências do novo sistema de governo federal. É importante que a solução identifique as informações que estão sendo repassadas e crie um arquivo que seja apresentado ao governo.
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