Os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal foram impactados diretamente com novas mudanças com o eSocial.
Ele veio para modernizar os processos da empresa, deixando para trás o excesso de papelada e burocracia, mas muitos departamentos tiveram que readaptar a rotina.
Antes, era necessário lidar com vários documentos em diferentes plataformas, o projeto do eSocial consiste em centralizar todos os impostos e obrigações acessórias em uma única plataforma, o que ajuda o Departamento Pessoal a se organizar melhor.
Atualmente está no eSocial: Admissões, Afastamentos, rescisões, e apuração da Guia de INSS (GPS). Ainda esse ano tem a previsão de a apuração do FGTS ser feita pelo eSocial; e futuramente a apuração do IRRF.
O CAGED e a RAIS são obrigações acessórias que são feitas no eSocial. Porém a DIRF ainda é enviada pelo programa da Receita e o FGTS pelo programa da CAIXA conhecido como SEFIP.
Os documentos são categorizados e armazenados de maneira eletrônica, e isso facilita tanto a organização quanto o acesso às informações.
Com isso, a empresa não corre o risco de perder nenhum documento, independente de quem é responsável por isso, além de economizar tempo nas análises e consultas.
Fluxo de informações
Com a implantação do eSocial não basta somente enviar os dados para o governo, eles devem ser entregues dentro do prazo, e estarem corretos, pois se forem enviados de forma indevida podem acarretar em danos para o empregador.
Nas empresas, é necessário rever as rotinas e fazer planejamentos para atender a demanda do fluxo de informações que devem ser enviadas ao governo diariamente.
Pensando nesse fluxo, destacamos aqui três pontos que precisam ser considerados no dia a dia dos profissionais da área de Departamento Pessoal:
- Qualificação Cadastral
Através da qualificação cadastral, deve ser feita a consulta da situação do CPF, PIS, Nome e data de nascimento do colaborador, e isso é feito através de um cruzamento de dados entre a base da Receita Federal e do CNIS.
Essa consulta deve ser feita antes da admissão para garantir que não há inconsistências nos dados do candidato. Portanto é implementando essa rotina. Porém o profissional da área de Departamento Pessoal evitará retrabalho e problemas em relação aos envios desses dados para o eSocial.
Essa consulta pode ser feita também para os colaboradores da empresa, não só os que estão sendo admitidos, pois se houver alguma inconsistência, o departamento poderá orientar o colaborador a regularizar a situação no órgão competente.
- Controle de ponto
O eSocial não faz controle de jornada.
Em primeiro lugar o horário contratual seram enviado apenas com relação aos celetistas. Para os estatutários, é opcional.
As informações relativas ao horário contratual seram enviadas mesmo que a empresa não adote o registro de ponto. Porém, o informado deve refletir os acordos de compensação de horas.
Porém, quando se tratar de banco de horas. O horário não deve refletir esse regime. Porém, se houver convenção ou acordo coletivo que autorize a redução do intervalo intrajornada, o horário contratual deve refletir a redução autorizada.
Se caso a empresa não fizer a declaração de horas corretas. Nesse sentido correrá risco de multa e não é por causa do eSocial e sim por qualquer fiscalização do Ministério do Trabalho.
- Afastamentos temporários
Portanto em caso de doenças que ocasionam afastamentos temporários. Ou acidentes de trabalho que não sejam superiores a 15 dias. Portanto o profissional do Departamento Pessoal deve informar até o 7º dia do mês seguinte à sua ocorrência.
Se o afastamento for superior a 15 dias. Deve enviar até o dia 16º da ocorrência.
Parece complexo, mas por esses motivos é que deve haver uma rotina. Para que tudo seja lançado no sistema de forma correta. Nesse sentido enviado no prazo no eSocial.
A princípio o eSocial veio para gerar oportunidades. E então atualizar as rotinas do setor de Departamento Pessoal.
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