Em um setor de Departamento Pessoal, calendário é sinônimo de planejamento e organização. Com isso, ele serve para garantir que as estratégias ocorram conforme o previsto, ao longo do ano, sem atropelos ou esquecimentos.
O calendário do Departamento Pessoal é um instrumento importante para que o setor possa estipular ações que atendam as necessidades da empresa e dos colaboradores. Nesse sentido, sua principal vantagem é a possibilidade de planejar, com antecipação, para que nenhum evento importante seja esquecido.
Ao organizar esse calendário, é indispensável considerar datas referentes às obrigações legais, das quais a empresa não pode fugir.
1. DIRF e DARF (fevereiro)
A Declaração do Imposto sobre a Renda retida na Fonte (DIRF) e o Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) são obrigações referentes ao Imposto de Renda (IR). Logo, ocupam um espaço importante no planejamento de metas do DP.
A DIRF é uma obrigação de todas as pessoas jurídicas que fizeram pagamentos sobre os quais houveram imposto retido na fonte no ano anterior. Trata-se de uma atividade recorrente.
Já a DARF é um documento que as empresas emitem para pagamento de tributos federais. Assim, é interessante revisar a agenda para evitar atrasos, pagando os impostos devidos na data correta. No geral, as empresas pagam a DARF Previdenciária até dia 20 do mês seguinte àquele a que se refere a contribuição.
2. eSocial e RAIS (março e abril)
Essas duas plataformas — eSocial e Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) — recebem informações e as transmitem ao governo.
O eSocial é mais recente e entrou em vigor em 2018, para unificar informações sobre folha de pagamento, jornada de trabalho, encargos, descontos e outros benefícios corporativos.
Algumas empresas (conforme o faturamento) devem enviar as informações do RAIS sempre no ano posterior àquele em que os eventos ocorreram. Esse lançamento deve seguir o calendário proposto pelo Ministério da Economia.
Em geral, a entrega dos dados costuma ocorrer entre março e abril. No entanto, como as datas variam segundo a categoria da empresa, vale consultar os prazos para manter seu cronograma atualizado.
3. 13º Salário (novembro e dezembro)
No final do ano ocorre o pagamento do 13º salário, normalmente pago em duas parcelas. A primeira deve ser depositada até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro.
4. Folha de Pagamento
Tão ou mais importante quanto os prazos e documentos citados anteriormente, a emissão da folha de pagamento deve estar sempre em dia no calendário do DP. Logo, o salário e demais benefícios dos colaboradores devem ser depositados até o 5º dia útil do mês.
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5. GFIP/SEFIP (FGTS)
O Sistema Empresa de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) permite que a empresa consiga consolidar tanto seus dados financeiros quanto dos colaboradores. O sistema também gera a guia de recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Trabalho (FGTS).
Essa guia chama-se GRF e deve ser quitada até o 7º dia útil posterior ao mês referente ao pagamento da remuneração ao trabalhador. Em caso de atraso, o sistema gera multas aplicadas à empresa.
Outro ponto importante é que todos os arquivos gerados no SEFIP devem ser transmitidos por meio da Guia de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência (GFIP) — mesmo quando não ocorrer recolhimento do INSS. Além disso, a guia deve conter informações referentes à admissão e remuneração do colaborador.
6. CAGED / eSocial
O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) é uma base de dados mantida pelo governo. Nesse contexto, serve para que os órgãos oficiais acessem informações referentes ao número de pessoas empregadas no país a cada mês.
Mas manter esse cadastro só é possível se as empresas enviarem, periodicamente, dados sobre admissões, demissões ou transferência de profissionais em regime celetista. Nesse caso, o Departamento Pessoal é responsável pelo preenchimento das informações junto ao CAGED ou eSocial e elas são obrigatórias. Do contrário, a empresa pode sofrer sanções trabalhistas.
Com a implantação do eSocial essas informações passaram a ser feita por essa plataforma, as empresas são obrigadas a enviar o evento de Admissão um dia antes da contratação ou o S-2190 que é o evento de pré-admissão, caso seja enviado os eventos de pré-admissão a empresa tem até o dia 7 do mês subsequente para enviar o evento do colaborador que é o S-2200.
7. GPS
A Guia da Previdência Social é um documento emitido para que o colaborador possa recolher os valores devidos pela empresa ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Trata-se do órgão que financia as aposentadorias, pensões e outros benefícios dos profissionais que contribuem durante o tempo de trabalho.
Nas empresas, é obrigação do Departamento Pessoal descontar, coletar e repassar os valores a partir do salário dos colaboradores, para contribuição ao INSS. No entanto, profissionais autônomos também podem fazer o recolhimento do INSS por conta própria.
Por fim, o pagamento da GPS ocorre sempre até o dia 20 do mês subsequente ao pagamento da remuneração devida ao colaborador. Assim, o valor referente ao GPS de março precisa ser pago até 20 de abril. Havendo atraso, o empregador deverá pagar multas e juros que aumentam com o passar do tempo.
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